Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Sowohl in unserem privaten Umfeld als auch in vielen geschäftlichen Bereichen erleben wir den digitalen Wandel. Vieles nehmen wir als angenehm und erleichternd war und lassen uns bedenkenlos darauf ein. Bei anderen Themen fällt uns dies nicht so leicht. So stehen wir digitalen Prozessen im Zahlungsverkehr und in der Buchführung immer noch skeptisch gegenüber. Die Gründe dafür sind vielfältig: Angst vor Kontroll- und Datenverlust, mangelndes Vertrauen in die Datensicherheit, Berührungsängste mit der Software, Unsicherheit in der Anwendung.
Dabei bringt uns die digitale Buchführung eine Vielzahl an Vorteilen, wie die nachfolgenden Beispiele zeigen:
Zeitersparnis
Ist das System einmal eingerichtet, lassen sich Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit wenigen Klicks schnell erstellen. Dies funktioniert über ein Baukastensystem, mit dem man alle Komponenten nach Wunsch zusammenstellt: Kunde auswählen, Leistungsdatum oder -zeitraum angeben, die gewünschten Leistungen oder Produkte auswählen, Zahlungsbedingungen anklicken und fertig ist das versandfertige Dokument. Dank hinterlegter E-Mail-Adresse bekommt der Kunde nun direkt aus dem System heraus sein Angebot direkt in das Postfach. Und auch für den Kunden bedeutet dies nun eine Zeitersparnis. Denn er kann das Angebot dank integriertem Link direkt in seinem persönlichen Bereich in der Buchführungssoftware anschauen und mit einem Klick bestätigen. Bequemer und schneller geht es nicht.
Auf Basis des Angebots kann dann im Handumdrehen eine Auftragsbestätigung erstellt und nach erfolgter Auftragsdurchführung die Rechnung geschrieben werden.
Sind Angebote offen? Kein Problem, auch dies sieht man in der Software auf einen Blick und kann gezielt nachfassen.
10 Minuten täglich statt Buchführungstag am Ende des Monats
Der Vorteil der Zeitersparnis zeigt sich auch bei der monatlichen Buchführungsarbeit. Die Bank wird in die Software eingebunden, so dass alle Umsätze tagesaktuell abrufbar sind. Die Ausgangsrechnungen sind bereits im System vorhanden, die Eingangsrechnungen und sonstige Belege werden dort hochgeladen. Somit ist alles da, was für die Übergabe an den Steuerberater notwendig ist.
Jeder Umsatz wird nun entweder mit einem hochgeladenen Beleg verknüpft oder beleglos kategorisiert (beispielsweise Buchungen zu einer Dauerrechnung wie der monatlichen Büromiete).
Gutschriften zu in der Software erstellten Rechnungen werden vom System automatisch zugeordnet, so dass hier nur noch eine kurze Überprüfung notwendig ist.
Wird diese Arbeit täglich erledigt, hat man eine tagesaktuelle Buchführung, die nun vom Steuerberater in sein Buchführungssystem übernommen werden kann. Die monatliche Fahrt in die Steuerkanzlei ist somit genauso überflüssig wie das lästige Ausdrucken von Kontoauszügen und das Sortieren von Papierbelegen.