Vereinsverwaltung leicht gemacht
Digitale Unterstützung für Vereine und Verbände
Wir kümmern uns um Mitgliederbetreuung, vorbereitende Buchführung und Veranstaltungen und schaffen nachvollziehbare Abläufe.
Digitale Vereinsverwaltung bedeutet für Sie: Der Vorstand kann sich auf die Vereinsziele konzentrieren und Ihre Mitglieder bekommen einen verlässlichen Ansprechpartner. Und Wochenende ist Wochenende – auch für Sie als Vorstand!
Unsere Leistungen
Digitale Vereinsverwaltung
Damit auch für den ehrenamtlichen Vorstand am Feierabend wirklich Feierabend ist!
Noch schnell eine Mitgliederanfrage beantworten, Beitragsrechnungen verschicken und die nächste Versammlung vorbereiten. Und schon landet die Vereinsverwaltung dort, wo sie eigentlich überhaupt nicht hingehört: beim ehrenamtlichen Vorstand.
Dabei haben Sie Ihr Amt übernommen, um etwas zu bewegen. Für Ihre Mitglieder, Ihren Beruf oder eine gemeinsame Idee. Dieses Engagement verdient Unterstützung.
Als externe Geschäftsstelle übernehmen wir die komplette Vereinsverwaltung für Sie.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Digitale Vereinsverwaltung aus einer Hand
Unser Angebot richtet sich an ehrenamtlich geführte Vereine, Berufsverbände und Netzwerke in ganz Deutschland – besonders an Organisationen ohne eigene Geschäftsstelle oder mit überlastetem Vorstand.
Langjährige Erfahrung
Seit 2019 bauen wir Geschäftsstellen auf, übernehmen bestehende Aufgaben und entwickeln Abläufe digital weiter.
Expertise
Zu unseren Referenzen gehört unter anderem der VDDS e. V., der Verein der Deutschen Dental-Software-Anbieter.
Persönliche Betreuung
Digitale Vereinsverwaltung verbindet bei uns browserbasierte Systeme mit persönlicher Betreuung. Entscheidungen und Zuständigkeiten stimmen wir individuell mit Ihnen ab.
Zusammenarbeit in Ihrem Tempo
Sie können mit einem Aufgabenbereich beginnen und die Zusammenarbeit nach Bedarf erweitern.
Die passende Vereinssoftware für Ihren Verein
Die passende Vereinssoftware richtet sich nach Ihren Aufgaben, Ihrer Mitgliederstruktur und den benötigten Funktionen. Wir prüfen, was diese Software für Ihren Verein leisten soll, begleiten Auswahl und Einrichtung und übernehmen vorhandene Daten nach Abstimmung.
Wir arbeiten mit browserbasierten Lösungen: So können berechtigte Personen ortsunabhängig zugreifen. Dokumentierte Abläufe erleichtern die Einarbeitung und Vertretung.
Ihre bisherige Infrastruktur beziehen wir in die Bestandsaufnahme ein.
Ihre Mitglieder sind bei uns in guten Händen
Bei uns sind die Anliegen Ihrer Mitglieder in Expertenhänden: Wir pflegen Stammdaten, bearbeiten die Ein- und Austritte, erstellen und versenden Beitragsrechnungen, prüfen Zahlungseingänge und verschicken Zahlungserinnerungen.
Am Telefon pflegen wir den guten Draht zu Ihren Mitgliedern und auf jede Mail erhalten sie zeitnah eine Antwort.
Durch den täglichen Kontakt und die verlässliche Betreuung schaffen wir Vertrauen und stärken die Bindung der Mitglieder an Ihren Verein – und damit auch ihre Identifikation mit seinen Zielen.
Für Ihre Mitglieder greifen wir gerne zum Hörer
Ihre Geschäftsstellennummer erhält in unserer Telefonanlage eine eigene Durchwahl. Wenn ein Anruf eingeht, sehen wir, für welchen Verein er bestimmt ist, und melden uns entsprechend.
Wir sind montags bis donnerstags von 9 bis 16 Uhr erreichbar. Zusätzlich betreuen wir auf Wunsch Ihr zentrales E-Mail-Postfach. Mitglieder haben eine verlässliche und kontinuierliche Anlaufstelle; fachliche Entscheidungen geben wir an die vereinbarten Verantwortlichen weiter.
Wir organisieren Ihre Veranstaltungen
Die Mitgliederversammlung im Verein dauert einen Tag. Ihre Vorbereitung beschäftigt den Vorstand oft wochenlang. Wir koordinieren Termine, Tagungsort und Catering, erstellen die Tagesordnung in Abstimmung mit dem Vorstand und versenden Einladungen.
Dazu kommen Teilnehmermanagement, Protokollführung und organisatorische Nachbereitung. Aufgaben und Fristen behalten wir im Blick.
Damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Vereinsziele konzentrieren können.
Auch in einem Verein erledigt sich die Buchführung nicht alleine
Wir übernehmen die laufende vorbereitende Buchführung für Vereine: Belege zusammenführen, Zahlungseingänge prüfen, offene Beiträge nachhalten und Unterlagen für die Steuerkanzlei zusammenstellen.
Die Vorbereitung der jährlichen Kassenprüfung gehört genauso zu unseren Aufgaben wie der monatliche Blick auf Einnahmen und Ausgaben.
Damit der Vorstand jederzeit weiß, wo der Verein finanziell steht.
Vereinsverwaltung
Professionell | Digital | Persönlich
- Endlich wieder Zeit für die Vereinsziele
- Langjährige Expertise in der Vereinsverwaltung
- Zuverlässiger Ansprechpartner für Ihre Mitglieder
- Ihre Vereinsfinanzen in erfahrenen Händen
Es gibt keine Herausforderung, die uns herausfordern würde.
Digitaler Aufnahmeantrag statt analogem Chaos
Ein Verein, den wir betreuen, hat noch Mitgliedsanträge zum handschriftlichen Ausfüllen. Bei uns geht dann regelmäßig das große Rätselraten los. Stimmt die IBAN? Ist das in der Telefonnummer eine 0 oder eine 8? Häufig führt das zu Mehraufwand, weil wir den Daten hinterhertelefonieren müssen. Unsere Lösung? Wir haben in der Vereinssoftware einen digitalen Mitgliedsantrag entworfen, der auf der Website befüllt und direkt dort abgeschickt wird. Der Antrag wird direkt in der Vereinssoftware dargestellt, muss nur noch freigegeben werden und das neue Mitglied ist dann direkt angelegt.
Damit Ihre Veranstaltung rund läuft
Im vergangenen Jahr haben wir eine große Jubiläumsfeier organisiert. Vor Ort stellte sich dann heraus, dass Technik und Conference Center sich untereinander nicht abgestimmt hatten und u. a. Mikrofone für die Redner fehlten. Da wir selbstverständlich vor Ort waren, konnten wir im Hintergrund dafür sorgen, dass die 1. Vorsitzende pünktlich zur Begrüßungsrede ein Mikrofon in den Händen hielt.
Transparenz dank passender Vereinssoftware
2019 haben wir die Zusammenarbeit mit einem deutschlandweit tätigen Berufsverband begonnen. Die komplette Mitgliederverwaltung wurde in Excel abgewickelt – fehleranfällig und durch unterschiedliche Speicherorte auch dateninkonsistent. Wir haben uns um eine passende Vereinssoftware gekümmert, den Verein digitalisiert und dafür gesorgt, dass jetzt jedes Vorstandsmitglied auf einen Blick die aktuellen Mitgliedsdaten abrufen kann.
Wir sind immer auf alles vorbereitet
Wer kennt es nicht: Meier, Maier oder Meyer. Die Vorbereitungen für eine Veranstaltung können noch so umsichtig sein. Wenn ein Gast den Namen seiner Begleitung bei der Anmeldung falsch schreibt, wird natürlich auch das Namensschild falsch beschriftet. Wie gut, dass wir immer vorbereitet sind und selbstverständlich Blankovordrucke am Einlass liegen haben.
Klare Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit
Viele Anliegen der Mitglieder landen per Mail oder Telefon direkt bei uns, so z. B. Adressänderungen oder eine neue Bankverbindung. Vor einigen Monaten hat uns allerdings das Mitglied eines Sportvereins richtig auf Trab gehalten. Der aktive Sportler selbst meldete uns die Adressänderung per Mail. Die Mutter, bei der der Sohn auszog, rief ihren ehemaligen Arbeitskollegen, den 2. Vorsitzenden an, der uns diese Änderung wiederum per Mail weiterleitete und der Vater schließlich sprach beim Training mit dem Schatzmeister, der uns dann zwei Tage später anrief, nachdem es ihm wieder eingefallen war. Was haben wir daraus gelernt? Auch der Vorstand darf die Prozesse kennen und durchaus ‚Nein‘ sagen, wenn ihm mal eben schnell etwas mitgeteilt wird.
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