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*Gültig bis zum 01.02.2026
Hand aufs Herz: Hast Du das Thema E-Rechnung bisher immer wieder vor Dir hergeschoben? Weil du nicht weißt, wie du es umsetzen sollst? Und weil du eigentlich auch nicht weißt, was es damit überhaupt auf sich hat? Dann bist Du nicht allein.
Wenn ich auf Netzwerkveranstaltungen erzähle, dass ich ‚die mit der E-Rechnung‘ bin, höre ich häufig:
„Ach, das betrifft mich gar nicht.“
„Ich schreibe gar nicht so viele Rechnungen.“
Oder:
„Ich bekomme schon PDF-Rechnungen.“
Ich kann verstehen, dass das Thema sehr polarisiert und viele Unternehmen mittlerweile ‚E-Rechnungs-müde‘ sind. Schließlich vergeht kaum eine Woche, in der nicht über neue gesetzliche Vorgaben, Digitalisierung oder Änderungen im Steuerrecht berichtet wird.
Die gute Nachricht ist: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist längst nicht so kompliziert, wie viele befürchten.
Die weniger gute Nachricht lautet allerdings: Ignorieren darfst Du das Thema trotzdem nicht.
Denn die E-Rechnung ist keine vorübergehende gesetzliche Neuerung. Sie ist ein fester Bestandteil der Digitalisierung der Buchführung und wird uns dauerhaft begleiten. Wer sich jetzt mit den neuen Anforderungen beschäftigt, spart später nicht nur Zeit und Nerven, sondern vermeidet im Zweifel auch kostspielige Probleme.
Du bist unsicher, ob du überhaupt von der E-Rechnungspflicht betroffen bist?
Genau deshalb habe ich den Beitrag E-Rechnung im Unternehmen – Verstehen | Umsetzen | Sicher sein geschrieben. Dort findest Du einen verständlichen Überblick darüber, wer betroffen ist, welche Fristen gelten und was die gesetzlichen Vorgaben konkret bedeuten.
Wenn von der E-Rechnung die Rede ist, denken die meisten sofort an das Schreiben von Rechnungen.
Dabei ist das in vielen Fällen gar nicht die größte Herausforderung. Moderne Buchhaltungsprogramme können elektronische Rechnungen inzwischen problemlos automatisiert erstellen.
Viel wichtiger ist eine andere Frage:
Was machst Du mit einer E-Rechnung, die Du von einem Lieferanten oder Dienstleister erhältst?
Denn eine E-Rechnung ist eben nicht einfach nur eine PDF-Datei.
Eine echte E-Rechnung besteht aus strukturierten Datensätzen, die von einer Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD machen genau das möglich.
Das spart langfristig Arbeit, reduziert Fehler und beschleunigt viele Abläufe in der Buchführung.
Allerdings bringt diese neue Form der Rechnungsstellung auch neue Anforderungen mit sich.
Denn seit dem 01.01.2025 müssen empfangene E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.
Selbstverständlich kannst Du eine E-Mail immer noch abspeichern. Du kannst eine PDF-Rechnung immer noch herunterladen. Oder die Rechnung sogar ausdrucken.
Nur bedeutet das leider nicht automatisch, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Für eine ordnungsgemäße Archivierung kommt es darauf an, dass die elektronische Originaldatei unverändert erhalten bleibt und während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar ist.
Außerdem muss nachvollziehbar sein, dass die Rechnung nachträglich nicht unbemerkt verändert wird.
Das einfache Ablegen in einem Windows-Ordner oder das dauerhafte Aufbewahren ausschließlich im E-Mail-Postfach erfüllt diese Anforderungen nicht.
Du bekommst spätestens dann Stress, wenn das Finanzamt bei einer Prüfung feststellt, dass du deine erhaltenen E-Rechnungen nicht rechtskonform aufbewahrt hast.
Eine steuerliche Außenprüfung findet in den seltensten Fällen wenige Monate nach Eingang einer Rechnung statt. Häufig vergehen mehrere Jahre, bis sich das Finanzamt Deine Buchführung genauer anschaut.
Bis dahin haben sich unzählige Eingangsrechnungen angesammelt.
Sollten diese dann nicht ordnungsgemäß archiviert sein oder den Anforderungen der GoBD nicht entsprechen, kann das steuerliche Konsequenzen haben. Unter anderem kann dadurch der Vorsteuerabzug für einzelne Rechnungen infrage gestellt werden.
Und genau hier liegt das eigentliche Risiko.
Es geht oft nicht um eine einzige Rechnung über 80 Euro. Es geht um viele Rechnungen über mehrere Jahre hinweg. Da können schnell Beträge zusammenkommen, die niemand freiwillig an das Finanzamt zurückzahlen möchte.
Hinzu kommt, dass formelle Mängel in der Buchführung bei einer Betriebsprüfung regelmäßig dazu führen, dass die Finanzverwaltung auch andere Bereiche genauer betrachtet.
Deshalb geht es bei der GoBD-konformen Archivierung darum, Deine Buchführung so aufzustellen, dass Du einer späteren Prüfung gelassen entgegensehen kannst.
Die meisten Soloselbständigen scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass ihnen niemand verständlich erklärt, worauf es wirklich ankommt.
Im Internet findest Du unzählige Fachartikel. Viele davon zitieren Gesetzestexte, BMF-Schreiben oder technische Spezifikationen. Nach zehn Minuten Lesen bist Du häufig genauso schlau wie vorher.
Und genau deshalb habe ich meinen Workshop konzipiert.
Ich bin überzeugt davon, dass auch komplizierte Themen verständlich erklärt werden können. Und genau das ist seit vielen Jahren mein Anspruch.
Wenn ich über Buchführung, Digitalisierung oder gesetzliche Anforderungen spreche, dann erkläre ich diese Themen für Menschen, die ihr Unternehmen führen möchten – und nicht ihre Abende damit verbringen wollen, Gesetzestexte zu studieren.
Wer seine Buchführung sinnvoll digitalisiert, spart langfristig Zeit. Belege müssen nicht mehr gesucht werden, Rechnungen sind schneller gefunden und viele Arbeitsschritte laufen automatisch ab. Genau deshalb sehe ich die E-Rechnung nicht nur als gesetzliche Verpflichtung, sondern auch als Chance.
Natürlich braucht jede Veränderung etwas Zeit. Das war schon immer so. Aber wenn die Abläufe einmal eingerichtet sind, wirst Du schnell merken, wie viel einfacher Deine Buchführung werden kann.
Gerade als Soloselbständiger oder Inhaber eines kleinen Unternehmens hast Du vermutlich Wichtigeres zu tun, als Belege zu sortieren oder stundenlang nach einer Rechnung zu suchen.
Jede Minute, die Du bei Deiner Buchführung sparst, kannst Du in Dein eigentliches Geschäft investieren.
Viele Artikel, Videos und Beiträge zur E-Rechnung machen das Thema komplizierter, als es tatsächlich ist.
Da werden technische Begriffe verwendet, Gesetzestexte zitiert oder Softwarelösungen vorgestellt, ohne zunächst einmal die Grundlagen verständlich zu erklären.
Kein Wunder also, dass viele Unternehmer am Ende denken:
„Das schaffe ich sowieso nicht.“
Dabei stimmt genau das nicht. Denn die meisten gesetzlichen Anforderungen sind durchaus nachvollziehbar – wenn sie verständlich erklärt werden.
Und genau das ist seit vielen Jahren mein Anspruch.
Ich möchte Dir nicht möglichst viele Fachbegriffe beibringen. Ich möchte, dass Du verstehst, warum es bestimmte Vorgaben gibt und wie Du sie in Deinem Unternehmen ganz praktisch umsetzen kannst.
Denn nur was Du wirklich verstanden hast, kannst Du anschließend auch sicher anwenden.
Die Idee zu meinem Workshop ist nicht entstanden, weil es gerade ein aktuelles Thema ist.
Sie ist entstanden, weil ich immer wieder dieselben Fragen höre.
Brauche ich jetzt eine neue Software?
Reicht eine PDF-Datei aus?
Was muss ich eigentlich archivieren?
Wie funktioniert eine GoBD-konforme Archivierung?
Und was muss ich überhaupt konkret tun?
All diese Fragen beantworte ich im Workshop – verständlich, praxisnah und ohne kompliziertes Fachchinesisch. Ich hole Dich genau dort ab, wo Du gerade stehst. Gemeinsam schauen wir uns an,
Dabei lege ich besonderen Wert darauf, dass Du hinterher nicht nur Informationen gesammelt hast. Du sollst das Thema wirklich verstanden haben.
Wer mich kennt oder bereits einen meiner Workshops besucht hat, weiß, dass ich komplizierte Sachverhalte gern auf das Wesentliche herunterbreche.
Je einfacher ein Thema erklärt wird, umso besser wird es verstanden.
Deshalb bekommst Du bei mir keine trockenen Vorträge voller Paragraphen. Du bekommst verständliche Erklärungen, Beispiele aus der Praxis und konkrete Handlungsempfehlungen, die Du anschließend direkt in Deinem Unternehmen umsetzen kannst.
Genau dieses Feedback bekomme ich nach meinen Workshops immer wieder:
„Jetzt habe ich das endlich verstanden.“
Und genau das ist mein Ziel.
Hier findest Du alle Informationen zu meinem Workshop:
Ich freue mich darauf, Dich dabei zu unterstützen, die Umstellung auf die E-Rechnung sicher, verständlich und ohne unnötigen Stress umzusetzen.
Mein Workshop richtet sich speziell an Soloselbständige, Freiberufler sowie kleine Unternehmen, die die E-Rechnung verstehen und die gesetzlichen Anforderungen rechtssicher umsetzen möchten.
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