Auch bei elektronischen Belegen muss die Buchführung jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen.
Besonders die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit können anhand einer Verfahrensbeschreibung belegt werden. Sie enthält die organisatorischen und technischen Abläufe und dokumentiert somit den Prozess der elektronischen Buchführung insgesamt.
Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?
In der Verfahrensdokumentation muss erfasst werden,
- wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
- welche IT-Systeme dafür eingesetzt werden.
- wie Zugriffsberechtigungen protokolliert werden.
- durch welches interne Kontrollsystem die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt wird.
- wie das System vor Verfälschung und Datenverlust geschützt wird.
Jede Verfahrensdokumentation muss demnach die folgenden vier Bereiche:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
enthalten. Änderungen am System und am Prozess müssen dokumentiert werden. Daher empfiehlt sich eine Versionierung.
Sie möchten wissen, wie man eine Verfahrensbeschreibung rechtskonform aufsetzt? Dann sprechen Sie uns gerne an, wir unterstützen Sie!
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