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Auch bei elektronischen Belegen muss die Buchführung jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen.

Besonders die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit können anhand einer Verfahrensbeschreibung belegt werden. Sie enthält die organisatorischen und technischen Abläufe und dokumentiert somit den Prozess der elektronischen Buchführung insgesamt.

Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?

In der Verfahrensdokumentation muss erfasst werden,

  • wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
  • welche IT-Systeme dafür eingesetzt werden.
  • wie Zugriffsberechtigungen protokolliert werden.
  • durch welches interne Kontrollsystem die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt wird.
  • wie das System vor Verfälschung und Datenverlust geschützt wird.

Jede Verfahrensdokumentation muss demnach die folgenden vier Bereiche:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Änderungen am System und am Prozess müssen dokumentiert werden. Daher empfiehlt sich eine Versionierung.

In unseren Einzelworkshops zeigen wir Ihnen, was es zu beachten gilt. Schreiben Sie uns eine Mail, wir melden uns umgehend zur Terminvereinbarung bei Ihnen.