UnterstützungWir werden oft gefragt, wie unsere Unterstützung für Vereine und Verbände aussieht und was wir konkret tun, um vor allem ehrenamtliche Vorstände zu entlasten. Das erklären wir gerne einmal am Beispiel eines Vereins, für den wir schon einige Jahre tätig sind.

Welche Tätigkeiten werden abgegeben?

Im Erstgespräch werden zunächst einmal die Rahmenbedingungen geklärt: Welche Tätigkeiten sollen abgegeben werden, was bleibt in den Händen des Vorstands? Gibt es bereits eine Software, mit der gearbeitet wird? Über wen wird die Kommunikation mit den Mitgliedern geführt? Wer kümmert sich um die Bankgeschäfte? Wer versendet Rechnungen und bereitet Einzüge vor? Wer lädt zur Mitgliederversammlung ein und bereitet diese vor?
Nachdem die Aufgabenpakete definiert und besprochen sind, geht es mit der eigentlichen Arbeit los.

Für jeden Verein die passende Software

Zunächst kümmern wir uns darum, für den Kunden die passende Software auszusuchen. Hier gibt es für jede Branche und Ausrichtung den passenden Anbieter am Markt. In der Regel stellen wir dem Kunden 2-3 Lösungen zur Auswahl vor. Nachdem die Entscheidung für einen Anbieter gefallen ist, richten wir die Software ein und befüllen sie mit allen notwendigen Informationen: vereinsinterne Daten, Mitgliederdaten, Vorlagen.

Ab jetzt können wir auf jede Änderung reagieren, die sich bei einem Mitglied ergibt. Adressänderungen, Änderung der Bankdaten und vieles mehr wird regelmäßig von uns im System gepflegt. Somit ist das eigentliche Kapital des Vereins oder Verbands – die Mitgliederdatenbank – immer auf dem neuesten Stand.

Rechnungsversand und Zahlungsabgleich

Falls gewünscht, versenden wir aus der Software heraus die Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge und bereiten den Lastschrifteinzug zur Einreichung bei der Hausbank vor. Auch Mahnungen oder Umstellungen vom Rechnungzahler zum Abbucher und umgekehrt werden durch uns bearbeitet. Nach erfolgtem Zahlungseingang werden die Beträge durch uns als gezahlt gekennzeichnet.

Kommunikation mit den Mitgliedern

Bei den meisten Kunden haben wir Zugriff auf den vereinseigenen E-Mail-Account und haben so die Möglichkeit, Anfragen der Mitglieder zu beantworten. Für den Versand von Informationen an die Mitglieder (Einladungen, Erinnerungen, Veranstaltungsinfos) nutzen unsere Kunden dagegen in den meisten Fällen ein Newsletter-Tool (Newsletter2Go, Mailchimp etc.). Dies hat den Vorteil, dass die Abmeldung vom Newsletter DSGVO-konform erfolgen kann. Darüber hinaus kann nachverfolgt werden, ob eine Mail evtl. beim Empfänger nicht angekommen ist. 

Auswertungen

Bei Bedarf stellen wir jede Art der Auswertung aus den Systemen zur Verfügung. Von der Liste sämtlicher Mitglieder über eine Übersicht aller Rechnungzahler bis hin zur Geburtstagsliste können wir alle Daten entsprechend aufbereiten und exportieren.

Ihr Nutzen

Durch unsere Unterstützung ermöglichen wir es den – meist ehrenamtlichen – Vorständen, sich auf ihr eigenes Geschäft zu konzentrieren und trotzdem die Mitgliederverwaltung nicht zu vernachlässigen.

Sie wünschen sich auch Entlastung in Ihrer Vereinsarbeit? Dann sprechen Sie uns an.