Ich habe hier aber eine andere Liste!

Wenn dieser Satz im Vorstand fällt, wird es kritisch. Denn dann muss erst einmal geklärt werden, wer wann welche Daten in der Mitgliederliste geändert hat und wo die aktuelle Version liegt. Und dann ist auch klar, dass kein Weg mehr an einer geeigneten Vereinssoftware vorbeiführt.

Als wir 2019 die Zusammenarbeit mit dem ersten Verein gestartet haben, wurde die komplette Mitgliederverwaltung in Excel erledigt. Die Dateien lagen an unterschiedlichen Speicherorten und entsprechend unterschiedlich waren irgendwann auch die Datenstände. Und niemand hat darüber nachgedacht, an dem Zustand etwas zu ändern.

Wir haben uns deshalb zunächst einmal angeschaut, was der Verein braucht.

Wie viele Mitglieder hat der Verein?
Gibt es unterschiedliche Mitgliedschaften?
Gibt es verschiedene Beitragssätze?
Sollen die Mitglieder sich untereinander vernetzen oder über ein Forum kommunizieren?

Nachdem die Anforderungen mit dem Vorstand besprochen waren, haben wir dann eine passende Vereinssoftware vorgeschlagen und nach Freigabe durch den Vorstand eingerichtet. Heute kann jedes Vorstandsmitglied auf einen Blick die aktuellen Mitgliedsdaten abrufen – und jeder sieht die gleichen Daten!

Ich bin ja bekanntermaßen ein großer Fan von digitalen Prozessen und jedes Mal happy, wenn wir dafür sorgen können, dass auch unsere Kunden einen Sinn in der Digitalisierung sehen.

Falls ihr also demnächst mal wieder vor eurer Excelliste sitzt und euch fragt, ob ihr wirklich in der aktuellsten Version arbeitet, dann lasst uns gerne sprechen. Es gibt Lösungen!