Ersetzendes Scannen leicht gemacht!

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege digital erfasst und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zugeführt (beispielsweise einer Buchführungssoftware). Bei diesem System bzw. dieser Software muss gewährleistet sein, dass die gescannten Dokumente nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt werden. Die Papierbelege dürfen danach vernichtet werden, allerdings erst dann, wenn die Verfahrensdokumentation (s. u.) erstellt ist!

Diese Punkte müssen Sie beim ersetzenden Scannen beachten:

• Sowohl mobiles als auch stationäres Scannen sind erlaubt.
• Der gescannte Beleg muss vollständig mit dem Original übereinstimmen. Beispiel: Ein Skontoabzug, der auf dem Papierbeleg in roter Farbe dargestellt ist, muss auch auf dem Scan rot wiedergegeben werden. Zudem müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf einer Rechnung auch auf dem Scan vorhanden/lesbar sein. Das heißt, ein Scan darf nicht abgeschnitten oder verwackelt sein.
• Da es sich um Buchungsbelege handelt, müssen diese auch gescannt in dem DMS bzw. der Buchführungssoftware gem. den Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert bleiben.
• Die Prozesse, die zum Bearbeiten und Scannen führen, müssen in einer Verfahrensdokumentation erfasst sein (welche Dokumente, wer scannt, wie wird gescannt, zu welchem Zeitpunkt wird gescannt…).

Scannen ist also nicht gleich Scannen. Wenn man aber einmal verstanden hat, was zu beachten ist, geht es leicht von der Hand.