Wenn wir mit interessierten Unternehmen über die Digitalisierung ihrer Buchführung sprechen, dann geht es natürlich nicht nur um die praktische Umsetzung, sondern auch um die Vorteile, die eine digitale Buchführung mit sich bringt. Wir haben hier einmal aufgelistet, warum Sie die Digitalisierung eher heute als morgen angehen sollten:
1. Effizienzsteigerung
Eine manuelle Buchführung ist zeitaufwendig. Die Digitalisierung beschleunigt den Prozess deutlich. Das schafft Kapazitäten für wichtigere Aufgaben und Kundenthemen.
Monatlich die Kontoauszüge bei der Bank ziehen, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen drucken, sortieren, zusammenheften und im Pendelordner zum Steuerberater fahren – das kostet Zeit und Geld.
In einer guten Buchführungssoftware werden die Bankumsätze abgerufen, die Eingangsbelege dorthin hochgeladen (Ausgangsbelege sind ja bereits in der Software vorhanden), dank einem hohen Grad an Automatisierung die meisten Belege direkt den Umsätzen zugeordnet und über die DATEV connect-Schnittstelle dem Steuerberater übermittelt – fertig!
2. Fehlerreduzierung
Durch die Digitalisierung der Buchführung sowie die hohe Automatisierung werden Fehler minimiert. Das trägt zur Genauigkeit der Finanzdaten und zur Vermeidung aufwendiger Nachbuchungen in der Steuerkanzlei bei.
Die zu nutzenden Konten werden beim Erfassen der Belege von einer guten Buchführungssoftware, zum Beispiel lexoffice, auf Grundlage des ausgewählten Kontenrahmens bereits vorgeschlagen. In den seltenen Fällen, in denen das Konto noch ausgewählt werden muss, helfen Buchungsvorschläge, die so eindeutig sind, dass in der Regel keine Fehlbuchungen entstehen können.
Sind Sie tatsächlich einmal nicht sicher, kann der Umsatz ‚zwischengeparkt‘ werden. Nur in diesem Fall greift die Steuerkanzlei noch ein und übernimmt die Kontierung.
Übrigens: Je präziser Sie arbeiten, umso weniger Aufwand entsteht noch bei Ihrem Steuerberater
3. Finanzübersicht
Die Finanzen gehören zu den wesentlichen Kernbereichen Ihres Unternehmens. Hier den Überblick zu behalten ist die Basis für Ihre Liquidität und somit eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Unternehmensführung.
Der Einsatz einer Buchführungssoftware ermöglicht es Ihnen, jederzeit auf aktuelle Finanzdaten zuzugreifen. Das erleichtert die Erfassung Ihrer finanziellen Unternehmenssituation und ermöglicht fundierte Entscheidungen.
Nutzen Sie beispielsweise die Buchführungssoftware von lexoffice, so werden Sie nach dem Einloggen mit einem Dashboard begrüßt, dem Sie auf einen Blick die folgenden Informationen entnehmen können:
✅ den aktuellen Kontostand,
✅ die Anzahl der noch offenen Rechnungen,
✅ noch nicht angenommene Angebote, die nachverfolgt werden müssen,
✅ eine überschlägige Kalkulation der im Folgemonat zu leistenden Umsatzsteuervorauszahlung sowie
✅ eine Grafik Ihrer Einnahmen und Ausgaben, gefiltert nach Zahldaten, Belegdaten oder in Netto- und Bruttobeträgen.
4. Kostenreduzierung
Die Digitalisierung Ihrer Buchführung reduziert langfristig Kosten. Weniger Papierverbrauch, ausgelagerte Datenspeicher sowie geringere Fehlerkosten tragen dazu bei.
Jede Rechnung, die Sie für Ihre Buchführung ausdrucken, kostet Geld. Für Druckerpapier, Toner und Strom. Für Datenspeicher, auf dem die Dokumente abgelegt werden. Und für die Steuerkanzlei, die Ihre Papierbelege verarbeiten und jeden Datensatz manuell in ihrem System anlegen muss. Vom Sprit für die regelmäßigen Fahrten zur Steuerkanzlei bzw. vom Porto für den regelmäßigen Versand der Buchführungsunterlagen mal ganz abgesehen.
Diese Kosten können durch den Einsatz einer modernen Buchführungssoftware deutlich reduziert werden. Sie zahlen monatlich Lizenzgebühren…und das war’s. Keine Papierverschwendung, kein Tonerverschleiß, keine Spritkosten – all‘ das gehört der Vergangenheit an. Und dadurch, dass Sie selbst die Vorkontierung übernehmen, reduzieren sich sogar die Steuerberaterkosten.
5. Rechtssicherheit
Durch die Digitalisierung der Buchführung wird die Einhaltung der GoBD deutlich erleichtert.
Eine gute Buchführungssoftware ist GoBD-konform. So ist gewährleistet, dass die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form jederzeit eingehalten werden und die Buchführung somit den scharfen Augen der Betriebsprüfer standhalten kann. Fortlaufende Rechnungsnummern, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Rechnung und Rechnungsstorno bzw. -gutschrift, Aufzeichnungspflichten – all das erledigt die Buchführungssoftware automatisch für Sie.
Sprechen Sie uns an, wenn es auch für Sie Zeit wird. Wir sind Ihr zuverlässiger Partner und bringen Sie auf die digitale Seite.
