Rechnungen in Word und Excel schreiben – darf ich das?

Darf ich meine Rechnungen eigentlich noch in Word oder Excel schreiben? Diese oder ähnliche Fragen bekommen wir häufig gestellt, wenn wir unsere Vorträge über die digitale Buchführung halten. Da hier verschiedene Faktoren wichtig sind, widmen wir diesem Thema heute einen eigenen Blogartikel:

Grundsätzlich sind zur Beantwortung der Frage die GoBD heranzuziehen. Hinter diesem Kürzel verbergen sich die ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘.

Für die Rechnungstellung ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit bzw. Nachvollziehbarkeit relevant. Eine Rechnung darf im Nachhinein nicht mehr dergestalt verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr nachzuvollziehen ist. Jede Veränderung muss protokolliert werden. Daraus folgt für die Archivierung dieser Belege, dass alle Änderungen, die noch vorgenommen werden, nachverfolgt und überprüft werden können und es eine entsprechende Kennzeichnung am Dokument gibt.

Legt man die mit Word und Excel geschriebenen Rechnungen als PDF in einem Dateisystem, beispielsweise dem Windows Explorer, ab, ist eine unveränderbare Archivierung nicht gewährleistet. Zwar werden geänderte Dokumente mit einem Datumsstempel versehen, die Versionsdatei an sich ist aber wieder veränderbar.

Wie werden also Rechnungen in Word und Excel rechtskonform geschrieben?

Es gibt zwei Lösungen:

Entweder legen Sie die erstellten Belege in einem Dokumenten-Management-System ab, das Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Versionierung garantiert. Hier gibt es verschiedene Lösungen, die GoBD-konform sind.

Oder Sie drucken die Belege aus, archivieren Ihre Rechnungskopie in Papierform und löschen die elektronische Datei dazu. Das heißt Sie nutzen die Word- oder Excel-Datei wirklich nur als Vorlage und löschen die Inhalte später wieder.

Hintergrund: Sobald Sie eine Datei digital aufbewahren, unterliegt sie den GoBD und muss unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Unser Fazit: Beide oben dargestellten Lösungen sind umständlich bzw. erfordern Zusatz-Software. Warum dann nicht gleich Ihre Buchführung digitalisieren?

Sie verhalten sich rechtskonform, sparen Zeit, haben alle Dateien an einem Ort und sind im Falle einer Betriebsprüfung dank umfangreicher Protokollierung auf der sicheren Seite.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie leicht der Umstieg ist. Sprechen Sie uns an!